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OPplus Treasury Online Hilfe

Allgemein

Struktur dieses Handbuchs

Dieses Handbuch beinhaltet eine Beschreibung der Funktionalitäten der zertifizierten Branchenlösung OPplus, bezogen auf die folgenden Module: OPplus Treasury

Die Funktionalitäten dieses Moduls befinden sich in der Gruppe „Treasury des Navigationsbereiches OPplus.

Das Handbuch beinhaltet die Beschreibung der einzelnen Felder sowie eine Prozessbeschreibung beim Einsatz von OPplus. Für weitergehende Informationen zu den Feldern lesen Sie die Tooltips der jeweiligen Felder.

Bei der Durchsicht des Handbuches ist zu beachten, dass bestimmte Module auch einzeln erworben werden können und somit Erläuterungen, Menüpunkte und Abbildungen modulübergreifender Funktionalitäten nicht zwingend jedem Anwender zur Verfügung stehen.

Die folgenden Module der zertifizierten Branchenlösung OPplus sind in separaten Handbüchern beschrieben: Zahlungsimport- und export, Verbände, Erw. OP - führende Sachkonten, Erw. Analyse (Bilanz und Organschaft), Erw. Anlagenbuchhaltung, Ratenzahlung und mehrst. Skonto.

Erläuterung der in diesem Handbuch verwendeten Symbole

Info Information – Mit diesem Symbol werden Passagen gekennzeichnet, welche zusätzlichen wichtigen Informationen enthalten, die bei der Anwendung zu beachten sind

Erinnerung Erinnerung – Erinnert an bereits genannte wichtige Informationen oder Prozesse, die beim Einsatz von OPplus zu optimierten Ergebnissen verhelfen.

Tipp Tipp – Mit diesem Symbol sind Passagen gekennzeichnet, welche dem Anwender helfen sollen, die Funktionalität in der Praxis korrekt einzusetzen.

Warnung Warnung – Mit diesem Symbol werden Informationen versehen, die unbedingt zu beachten sind, um Fehler bei der Anwendung zu vermeiden.

Sobald die OPplus-Objekte auf der Datenbank eingespielt sind, steht Ihnen OPplus standardmäßig unterhalb des Bereichs Finanzmanagement als neuer Navigationsbereich zur Verfügung:

Rolle

In der Rolle OPplus365 werden bei Einsatz aller Module folgende Bereiche angezeigt.

Rollencenter

Hilfe der Felder

Um die Hilfe der einzelnen Felder zu erhalten, verwenden Sie bitte die in der Anwendung gelieferten Tooltips. Dort erfahren Sie mehr über die Verwendung der einzelnen Felder.

ToolTip

OPplus Lizenzinformation

Dieses Kapitel beschreibt den Nutzen des Moduls OPplus Lizenzinformation, zu finden im Navigationsbereich der Gruppe Allgemein. Dieses Modul ist immer integriert und Voraussetzung; unabhängig zu den verwendeten OPplus Module.

Lizenzinformation

Über die Page OPplus Lizenzinformation können Sie ersehen, welche Module in der Kundenlizenz enthalten und eingerichtet sind.

Sie können OPplus in einer Datenbank implementieren, ohne in jedem Mandanten alle Module zu aktivieren.

Für die Lizenzierung ist es erforderlich, dass das entsprechende Modul lizenziert ist. Eingerichtet gilt das Modul, wenn die Einrichtung des Moduls gestartet wurde.

Einrichtungskonfiguration

Über die Einrichtungskonfiguration ist es möglich, OPplus Einrichtungstabellen aus einer Datenbank in eine andere oder von Mandant A in Mandant B zu transportieren. Der Aufruf dazu befindet sich in der OPplus Lizenzinformation.

Aufruf Einrichtungsdaten exportieren / importieren

Der Bericht ist in 2 Teile unterteilt.

Im oberen Bereich gibt es 4 Optionen:

Request Page Einrichtungskonfiguration

Option Beschreibung
Richtung Hier wählen Sie aus, ob die Daten importiert oder exportiert werden sollen.
Dateiname Dieses Feld muss den Dateinamen der Datei, die eingelesen bzw. erstellt werden soll, enthalten.
Mandant In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit zwischen 3 Optionen zu wählen: Alle, Aktuell, Mandantenbezogen. Diese Option ist sinnvoll, wenn vorher alle Mandantendaten exportiert worden sind, jedoch nicht alle Mandanten in der zu importierenden Datenbank vorhanden sind. Es wird dann geprüft, ob der entsprechende Mandant in der aktuellen Datenbank vorhanden ist. Wenn dies der Fall ist, so findet ein Import statt. Ist dies nicht der Fall, so wird dieser übersprungen.
Vorhandene Einrichtung zurücksetzen? Hier haben Sie die Möglichkeit, zwischen 4 Optionen zu wählen: Leer, Alle, Ausgewählte, Aus Datei. Diese Einstellung gilt dann für die im Feld „Mandant" eingerichteten Mandanten.

Im unteren Bereich befindet sich die Auswahl der Export-/Importdaten entsprechend der Module:

Request Page Module Einrichtungskonfiguration

Hierbei wird schon beim Öffnen des Berichtes geprüft, welche Module in der Lizenz bereits freigeschaltet sind. Der Lizenz entsprechend werden dann die einzelnen Haken bereits voreingestellt gesetzt. Dies kann durch den Anwender übersteuert werden.

Bei der Option „Import" werden alle Module automatisch gesetzt, die in der Lizenz freigeschaltet worden sind. Bei der Option „Export" werden alle Module automatisch gesetzt, die in der Lizenz freigeschaltet worden sind und zusätzlich (mindestens) einen Datensatz in der entsprechenden Tabelle enthalten.

Wichtige Hinweise:

  • die aktuelle Kundenlizenz muss im Server aktiv sein
  • durch den Import werden KEINE Nummernserien erzeugt / bearbeitet.

Einrichtungen für alle Mandanten erstellen

Sie haben nun über die OPplus Lizenzinformation die Möglichkeit, in allen Mandanten die Funktion „Einrichtungsdaten erstellen" für OPplus auszuführen.

Es werden dann alle lizenzierten Module bearbeitet. Wenn Sie die Option wählen, erhalten Sie zunächst eine Abfrage, die separat bestätigt werden muss:

Abfrage Einrichtung für alle Mandanten

Es ist dabei natürlich Voraussetzung, dass eine entsprechende Berechtigung in allen Mandanten gegeben ist. Sollte es zu einem Fehler kommen, so wird dieser entsprechend auch angezeigt; wenn kein Fehler aufgetreten ist, so erhalten Sie die entsprechende Meldung ebenfalls:

Einrichtungsdaten für alle Mandanten erzeugt

DataClassification

Auf Grund der Datenschutzgrundverordnung hat Microsoft in die Datenbank die Eigenschaft „DataClassification" für jedes Feld integriert. Dieses Feld muss dann entsprechend versorgt werden, sodass man die Info erhalten kann, welche Werte kundenbezogen sind.

Dies ist für sämtliche OPplus Felder geschehen.

Zusätzlich haben wir die Möglichkeit geschaffen, diese Werte

  • Auszugeben
  • Zu anonymisieren

Hierfür wurde im allgemeinen Menü ein neuer Auswahlpunkt ergänzt:

Personenbezogene Daten löschen

Dieser Bericht bietet die Möglichkeit zur Eingabe eines Kontos und die Auswahl, ob die Daten ausgegeben oder anonymisiert werden sollen.

Wenn Sie die Option „Zeigen" auswählen, so wird Ihnen eine Excel Liste erstellt, die entsprechend sämtliche Daten des Kontos enthält.

Request Page personenbezogene Daten löschen

Excel Ergebnis personenbezogene Daten löschen

Die Tabelle gibt dabei alle möglichen Felder aus; auch wenn diese keinen Wert enthalten.

Mit der Option „Daten löschen" können Sie die Werte entsprechend so anonymisieren, dass diese nicht mehr auf die urspr. Werte zurückzuführen sind. Dabei werden anstatt des Originalwertes in sämtlichen Feldern der Wert „XXXXX" eingetragen. Dieses Konto ist dann

  • Nicht mehr in der Datenbank verwendbar
  • Nicht mehr auf die Originalwerte zurückzubringen

Sollten Sie die Daten löschen wollen, so erhalten Sie zusätzlich noch eine Sicherheitsprüfung, die entsprechend bestätigt werden muss, wenn die Daten vollständig entfernt werden sollen:

Abfrage personenbezogene Daten löschen

Sollten sich offene Posten für das Konto im System befinden, so gibt es eine zusätzliche Sicherheitsmeldung:

Abfrage personenbezogene Daten löschen Offene Posten

Erinnerung Dies hat den Hintergrund, dass Sie gesetzlich verpflichtet sind, diese Daten 10 Jahre aufzubewahren. Sollten sich offene Posten im System befinden, so gehen wir davon aus, dass diese Frist noch nicht abgelaufen ist!

Warnung An dieser Stelle möchten wir noch einmal ausdrücklich darauf hinweisen, dass die Werte nicht wieder korrigiert werden sollen, wenn sie gelöscht worden sind!

Außerdem ist es möglich, dass Sie Tabellen mit Bewegungsdaten (Bspw. Fibu Buch.-Zeile) löschen. Diese kann dann entsprechend nicht gebucht werden!

Modul OPplus Treasury

OPplus Treasury bietet Kunden mit mehreren Mandanten komfortable mandantenübergreifende Sichten auf alle zahlungsrelevanten Daten. Hierzu zählen, Banken und Banksalden, Kreditoren und Debitoren mit den jeweiligen offenen Posten, offene Zahlungsimportjournale und erstellte Zahlungsvorschläge und Sachposten.

Die mandantenübergreifenden Sichten auf die Konten bzw. deren Posten können in jedem beliebigen Treasury-Mandanten, vorausgesetzt, die Benutzerberechtigungen erlauben dies, aufgerufen werden.

Für ein zentrales Controlling bietet sich ein erheblich leichterer Zugang zu den liquiditätsrelevanten Daten im Konzern.

Die in den Treasury Mandanten auszuführenden Zahlungsvorschläge können zentral über die Nutzung von Zahlungsvorschlagsvorlagen erstellt und überwacht werden.

Im Falle von Zahlungen auf abweichende Bankkonten innerhalb des Treasury Verbundes können diese komfortabel ihren Ursprungsposten in den Treasury-Mandanten zugeordnet werden. Die erforderlichen Buchungssätze zur korrekten buchhalterischen Darstellung und Übertragung der Zahlungen in die richtigen Mandanten erfolgt weitestgehend automatisiert.

Weiterhin unterstützt das Treasury Modul die Nutzung zentraler Bankkonten, über die der gesamte Zahlungseingang einzelner Treasury-Mandanten abgewickelt werden kann.

Treasury Einrichtung

Für die Nutzung des Moduls müssen zunächst einige Einrichtungen in der Page „Treasury Einrichtung“ vorgenommen werden.

  • Auswahl der Mandanten, deren Daten mandantenübergreifend dargestellt werden sollen.
  • Auswahl der Bankkonten, Sachkonten, Debitoren und Kreditoren, sowie deren offene Posten, die mandantenübergreifend dargestellt werden sollen.
  • Zahlungsvorschlag-Vorlagen, Zahlungsvorschläge und Zlg. Import Journale.

Mandanten

Zunächst sind die am Treasury teilnehmen Mandanten zu bestimmen. Dies erfolgt über die Page „Treasury Einrichtung“:

Treasury Setup

Im Feld „Mandanten“ haben Sie die Auswahl zwischen „Alle“ und „Auswahl“. Bei Wahl der Option „Auswahl“ müssen Sie definieren, welche Mandanten berücksichtigt werden sollen. Über den Funktionsaufruf „Auswahl“ im Kopf der „Treasury Einrichtung“ und dort die Aktion „Mandanten Auswahl“ erreichen Sie die Tabelle „Treasury Mandanten Auswahl“, um dort die gewünschten Mandanten eintragen zu können.

Mandaten Action

Durch Auswahl der Option „Name“ im Feld „Typ“ der Tabelle „Treasury Mandanten Auswahl“ können ausgewählte Mandanten einzeln eingetragen werden. Für eine Gruppe von Mandanten, die sich über Merkmale innerhalb der Ausprägungen der Felder in der Tabelle Mandant gruppieren lassen, wendet man die Option „Filter“ im Feld „Typ“ an. Bei Auswahl des Typs Filter müssen nachfolgend die Felder als Filterkriterien im Feld „Filter Feld“ ausgewählt und der Filter selbst im Feld „Filter“ eingetragen werden.

Sachkonten

Hier können Sie zwischen den Wahlmöglichkeiten „Leer“ und „Auswahl“ wählen. Wollte man im unwahrscheinlichen Fall alle Konten synchronisieren, müssten sie alle über einen entsprechenden Filter ausgewählt werden. Bleibt das Feld „Sachkonten“ leer, werden keine Sachkonten synchronisiert!

Konten Action

Ähnlich wie bei der Einrichtung der Treasury Mandanten können in der Page „Treasury Konto Auswahl” einzelne Konten ausgewählt oder aber Kontengruppen über die Eingabe von Filtern bestimmt werden, sofern im Feld „Sachkonten“ auf der „Treasury Einrichtung“ die Option „Auswahl“ gewählt wurde.

Bankkonten, Debitoren und Kreditoren

Diese Konten können auf dieselbe Art und Weise zugeordnet werden, wie die Sachkonten. Bei den Debitoren und Kreditoren haben Sie zusätzlich die Möglichkeit statt „Alle“ die Auswahl auf „Alle Offene“ einzugrenzen. Dadurch werden lediglich die Personenkonten in der Treasury Sicht gezeigt, die zum Zeitpunkt der Einrichtung offene Posten haben.

Erhält ein Personenkonto zu einem späteren Zeitpunkt offene Posten, so werden das Personenkonto und die dazugehörigen offenen Posten automatisch im Treasury ergänzt.

In der nachfolgenden Abbildung ist eine beispielhafte Einrichtung der Konten dargestellt.

Kontenauswahl

Bewegungsdaten

Für die Die Debitoren- Kreditorenposten kann festgelegt werden, ob grundsätzlich alle offenen Posten aus den einzelnen Treasury-Mandanten im Treasury angezeigt werden sollen, oder lediglich die offenen Posten der in der Auswahl festgelegten Personenkonten. Entsprechend der Einstellung für die Kreditoren und Debitoren Stammdaten werden die offenen Posten synchronisiert. Wird keine Auswahl getroffen, werden keine Posten in die Treasury-Sichten übernommen. Die Bewegungsdaten aktualisieren sich automatisch mit dem Buchungsfortschritt in den einzelnen operativen Mandanten. Jeder neue offene Posten wird innerhalb einer zugehörigen Auswahl der Personenkonten oder im Fall der Option „Alle“ automatisch im Treasury angezeigt.

Einrichtung Bewegungsdaten

Initialisierung

Nach der Auswahl der am Treasury teilnehmenden Mandanten und Stammdaten muss ein Initialisierungslauf ausgeführt werden, der die ausgewählten Mandanten für das Treasury initialisiert und alle Stamm- und Bewegungsdaten gemäß der vorgenommenen Einrichtung aus den dem Treasury-Verbund zugehörigen Mandanten in die übergreifenden Sichten überträgt. Jede weitere Bewegung oder Änderung auf den zugeordneten Konten wird ab diesem Zeitpunkt automatisch in den Treasury-Sichten angezeigt.

Die Funktion „Initialisieren“ befindet sich in der Treasury Einrichtung.

Initialisierung Action

Info Beachten Sie bitte, dass diese einmalige Initialisierung je nach Umfang der Buchungshistorie die Performance der Datenbank für die Dauer der Ausführung des Jobs beeinträchtigen kann.

Weitere Einstellungen in der Treasury Einrichtung

Weitere Einstellungen

Treasury aktivieren

Damit die laufenden Bewegungen und Änderungen in den Stammdaten der Treasury- Mandanten synchronisiert werden, muss dieser Schalter gesetzt sein.

Treasury Nutzung beachten

Wenn Sie die Sicht auf einzelne Treasury-Mandanten beschränken möchten, können Sie in der Tabelle „Treasury Mandanten“ in der Spalte „Treasury Nutzung“ einen Haken setzen.

Treasury Nutzung

In der „Treasury Einrichtung“ müssen Sie den Schalter „Treasury Nutzung beachten“ setzen, damit die Beschränkung auf die Mandanten greift.

Sachposten aktivieren

Um die Sachposten im Treasury stets aktuell zu halten, d.h. sie permanent zu synchronisieren, muss dieser Schalter gesetzt sein. beachten Sie bitte, dass die Synchronisation der Sachposten, je nach der Menge der gebuchten Posten, relativ lange dauern kann.

Mandantenübergreifende Ansichten

Ein wesentlicher Zweck des Treasury Moduls besteht in der zentralen Sicht auf die zahlungsrelevanten bzw. geldflussrelevanten Daten der betroffenen Mandanten. Nach der Initialisierung des Treasury stehen Ihnen die mandantenübergreifenden Sichten auf die Banken, Sachkonten, Debitoren und Kreditoren sowie den zugehörigen Offenen Posten zur Verfügung.

Aufruf Übergreifende Sichten

So können Sie sich zum Beispiel mandantenübergreifend einen Überblick über alle die Bankkonten inkl. der jeweiligen Salden aus den Ursprungsmandanten machen.

Sicht Bankkonten

Über den Drill-Down können Sie für jedes Konto in die zugehörigen Posten verzweigen und diese für den jeweiligen Mandanten einsehen.

Diese Ansichten stehen natürlich auch für die Sachkonten, Debitoren und Kreditoren zur Verfügung.

Sicht Posten

Über den Menüpunkt „Treasury-Mandanten“ erhalten Sie eine Übersicht der kumulierten Salden aller Konten (Kreditoren, Debitoren, Banken), die Anzahl der im Verbund existierenden Offenen Zlg. Importjournale und die Beträge der offenen Zahlungsvorschläge für alle am Treasury teilnehmenden Mandanten.

Sicht Mandanten

Verwaltung von Zahlungsvorschlägen

OPplus bietet im Modul Zlg. Export die Möglichkeit, Vorlagen für Zahlungsvorschläge zu definieren (siehe unser Handbuch Zahlungsexport). Diese Zahlungsvorschlag Vorlagen können im Treasury Modul für alle hinterlegten Mandanten zentral verwaltet werden. Hierzu müssen sie zunächst in den jeweiligen einzelnen Mandanten angelegt und dann gemäß den Einstellungen in der Treasury Einrichtung synchronisiert werden.

ZV Vorlagen Setup

In der Page „Treasury Zlg. Vorschlag Vorlagen“ können die synchronisierten Zahlungsvorschlag Vorlagen mandantenübergreifend in Bezug auf ihr letztes Ausführungsdatum (Spalte „Letzter Aufruf“) und den Status (Spalte „Letzter Fehler“) überwacht werden.

ZV Vorlage starten

Erstellung von Zahlungsvorschlägen

Aus den Treasury Zlg. Vorschlag Vorlagen heraus können in den zugehörigen Mandanten die Zahlungsvorschläge zentral erstellt werden. Dies kann entweder manuell über den Funktionsaufruf „Starten“ oder über die Hinterlegung eines Batch-Jobs erfolgen.

Zahlungsvorschläge anzeigen und bearbeiten

Über den Button „Zeigen“ haben Sie die Möglichkeit, die in den Einzelmandanten erstellten Zahlungsvorschläge direkt einzusehen und damit in die Zahlungsköpfe und Zahlungszeilen zu verzweigen. Damit haben Sie jederzeit den Überblick über die zu zahlenden Beträge, die Zahlungsempfänger und den jeweiligen Bearbeitungsstatus.

ZV Bearbeitung Actions

Sie können nun aus der Page „Treasury Zahlungsvorschläge“ folgende Aktionen durchführen:

Actions im ZV

Zahlungsköpfe anzeigen

ZV Kopf

Hier landen Sie auf der ersten Zahlungskopfkarte und können in dieser Sicht zwischen den Zahlungsköpfen hin und her blättern.

Zahlungszeilen anzeigen

ZV Zeilen

Zahlungsvorschlag bearbeiten

Die Zahlungsvorschläge in den Einzelmandanten lassen sich direkt aus den im Treasury angezeigten Treasury Zahlungsvorschlägen bearbeiten. Über die Funktionsaufrufe „ZV bearbeiten“, ZV-Kopf bzw. ZV-Zeilen bearbeiten“ wird der Zahlungsvorschlag in einer neuen User Session in dem jeweiligen Mandant direkt geöffnet und ist damit in gewohnter Weise editierbar.

Bearbeitung ZV

Importjournale anzeigen und bearbeiten

Die Offenen Importjournale aller am Treasury teilnehmenden Mandanten können, sofern so in der Treasury Einrichtung hinterlegt, über den Menüpunkt „Treasury Zlg. Importjournale“ eingesehen werden.

Rollencenter Journale

Übersicht Journale

Sie haben damit einen direkten Überblick über alle noch offenen Zlg. Importjournale in den Treasury- Mandanten. Über den Menüpunkt „Mandant öffnen“ können Sie direkt in das Offene Zlg. Importjournal wechseln und es dort weiter bearbeiten.

Zahlungen umbuchen

Im Treasury-Modul habe Sie die Möglichkeit, Zahlungen, die eigentlich für einen anderen Mandanten bestimmt sind (der auszugleichende Posten steht z.B. als debitorische Rechnung in diesem anderen Mandanten), zu vereinnahmen und für einen Ausgleich des Ursprungspostens zu sorgen.

Einrichtung Umbuchung

Zunächst müssen hierzu die buchhalterischen Beziehungen zwischen dem die Zahlungen vereinnahmenden Mandanten und dem eigentlichen Zielmandanten der Zahlung eingerichtet werden. Hierzu dient die „Treasury Mandanten Buchungsmatrix“.

Sie können hier die Buchungsbeziehungen zwischen den Mandanten einrichten. Hierzu müssen Sie Ursprungs- und Zielmandant, ein Sachkonto als Verrechnungskonto für den Zielmandanten im Ursprungsmandanten, sowie ein Debitor- und/oder ein Kreditorkonto für den Zielmandanten auf den die Umbuchung gebucht werden soll, einrichten.

Treasury Buchungsmatrix

Mandantenübergreifender Ausgleich / Umbuchung

Mandantenübergreifender Ausgleich / Umbuchung Im Erweiterten Ausgleich stehen neben den eigenen Offenen Posten auch alle Offenen Posten der am Treasury teilnehmenden Mandanten für die Ausgleichsfindung zur Verfügung. Hierzu können Sie im Erweiterten Ausgleich unter „Posten“ -> „Treasury Offene Posten“ den auszugleichenden Posten in der Liste heraussuchen.

Treasury Offene Posten

Durch die Übernahme des Postens in den Ausgleich, werden im „Erw. Zahlungseingangs Buch.-Blatt“ die für den mandantenübergreifenden Ausgleich erforderlichen Buchungsätze eingestellt. In der nachfolgenden Abbildung ist ein Fall beispielhaft dargestellt. Zunächst die Buchungszeile, die aus dem Zahlungsimport stammt und für einen anderen Zielmandanten bestimmt ist.

Neue Zeile Buchblatt

Nach der Zuordnung des Ausgleichpostens werden neue Buchungssätze eingestellt.

Die Zahlung wird als Splitbuchung Bank an Verrechnungskonto 1497 (Zielmandant) eingestellt. Damit kann die Zahlung in diesem Mandanten verbucht werden.

Achtung! Der ursprüngliche offene Posten im Zielmandanten wird an dieser Stelle nicht ausgeglichen! Dies erfolgt nachgeordnet über einen kreditorischen Zahlungsvorschlag und den Import dieser Zahlungsinformationen in den Zielmandanten im Zuge der normalen Abwicklung des Zahlungsverkehrs.

Für den Ausgleich im Zielmandanten wird hierzu im selben Vorgang zusätzlich eine Verbindlichkeit gegenüber dem Zielmandanten (hier Kreditor 99001) in das Buch.-Blatt gestellt. In der Beschreibung ist ein passender, automatisch generierter Buchungstext eingetragen, der im Zielmandanten die automatische Kontierung und den Ausgleich des ursprünglichen offenen Postens erlaubt.

Ausgleich im Buchblatt

Verteilung von Zahlungen (Verschieben von Zahlungsimportzeilen)

Sie können im Treasury einen Mandanten als Hauptmandant (Zentralmandant) für die Verwaltung zentraler Bankkonten bestimmen. Dieser Mandant führt einige oder alle zahlungsrelevanten Bankkonten der zu diesem Treasury-Kreis gehörigen Mandanten (Untermandanten). Somit erhält dieser Hauptmandant neben Zahlungen für eigene offene Posten auch Zahlungen, die eigentlich dem Ausgleich offener Posten in den jeweiligen Untermandanten dienen. Die offenen Posten sind in den Untermandanten gebucht, können jedoch aus dem Hauptmandanten heraus angezeigt und auch für den Ausgleich herangezogen werden. Um die offenen Posten in den Untermandanten dennoch schließen bzw. ausgleichen zu können, bietet das Treasury eine Verteilungsfunktion an. Mit dieser lassen sich die im Hauptmandanten vereinnahmten Zahlungen betragsmäßig auf Unterkonten (Verrechnungskonten) in den Untermandanten übertragen, um dort für den Ausgleich der offenen Posten herangezogen werden zu können.

Einrichtung Zahlungsverteilung

Hierzu müssen Sie im Hauptmandanten und in den Untermandanten entsprechende Verrechnungskonten anlegen. Der Buchungsvorgang stellt eine Intercompany-Buchung dar. Diese Verrechnungskonten werden in den „Zlg. Importschnittstellen“ des Hauptmandanten im Feld „Transitkonto“ hinterlegt.

Einrichtung Transitkonto

Um die zu verschiebenden Zahlungen auf die richtigen Konten zu buchen, müssen im Hauptmandanten Kontierungsregeln mit den jeweiligen Intercompany-Konten eingerichtet sein.

Kontierungsregeln

Zahlungsverteilung

Der Prozess der mandantenübergreifenden Zahlungsverteilung läuft idealerweise folgendermaßen ab.

Sie importieren zunächst den Bankkontoauszug in den Hauptmandanten. Im folgenden Screenshot finden Sie ein Beispiel eines Auszugs, der für 3 unterschiedliche Mandanten je 2 Zahlungen enthält (in diesem Beispiel erkennbar an der Mandantennummer im Verwendungszweck).

Zahlungsimport Hauptmandant

Die Spalten „Gehört zu Mandant“ und „Kommt aus Mandant“, die der korrekten Zuordnung jeder Zeile zu den Untermandanten dienen, sind noch nicht gefüllt. Auf der Ebene des Zlg. Importjournals kann über die Aktion „Mandanten finden“ die Zuordnung der Zahlungen zu den Mandanten, in denen die offenen Posten gebucht sind, vorgenommen werden.

Mandant finden

Diese Funktion ermittelt anhand der Bankverbindung des Debitors oder anhand des Verwendungszwecks bzw. dort der Belegnummer, zu welchem offenen Posten in welchem am Treasury teilnehmenden Mandanten die Zahlung gehört.

Bei erfolgreicher Suche wird der jeweilige Zielmandant der Zahlung in den Zlg. Import Zeilen eingetragen. Die vom System vorgenommene Zuordnung in der Spalte „Gehört zu Mandant“ kann manuell überschrieben und ergänzt werden.

Gefundener Mandant

Verschiebung der Zahlungsbeträge

Als nächstes erfolgt die sog. Verschiebung der Beträge aus den Zahlungen im Hauptmandant auf die Verrechnungskonten in den jeweiligen Zielmandanten. Hierzu ist die Funktion „Posten verschieben“ auf Ebene des offenen Zahlungsimportjournals auszuführen.

Posten verschieben

Diese Funktion führt zu einer je Zielmandanten kumulierten Zusammenfassung der Zahlungen in den Zlg.-Import Zeilen des Hauptmandanten.

Kumulierte Zahlung

Mit Ausführung der Funktion „Posten verschieben“ werden in den Untermandanten jeweils automatisch Zlg. Importjournale eingestellt. Es wird hier gleichsam die Logik des regulären Zahlungseingangs verwendet, um die Posten in den Zielmandanten auszugleichen. Die Zlg. Importjournalzeilen für das obige Beispiel sehen folgendermaßen aus.

Kommt Aus Mandant

In der Spalte „Kommt aus Mandant“ ist der Hauptmandant, der die eigentliche Zahlung vereinnahmt hat, eingetragen. Im Verwendungszweck hat die Anwendung automatisch die Debitorennummer und die Ursprungsbelegnummer eingetragen. Damit ist der automatische Ausgleich in den allermeisten Fällen sichergestellt.

Buchung der Zahlungen und korrespondierenden verschobene Beträge

Bei der Übernahme des Zlg. Importjournals im Hauptmandanten in das „Erw. Zahlungseingangs Buch.-Blatt“ werden folgende Buchungssätze eingestellt. Für jede Zahlung erfolgt eine Buchung „Bank an Debitor (Untermandant)“.

Import im Hauptmandanten

Statt eines Debitorenkontos könnte hier auch ein Sachkonto im Sinne eines Intercompany Verrechnungskontos eingesetzt werden. In den Kontierungsregeln wäre dies individuell zu hinterlegen.

Bei der Übernahme der Zlg. Importjournale in den Untermandanten in das „Erw. Zahlungseingangs Buch.-Blatt“ werden folgende Buchungssätze eingestellt. Für jede Zahlung erfolgt eine Buchung „Verrechnungskonto (IC) an Debitor“. Damit werden die Forderungen in den Untermandanten ausgeziffert.

Gegenkonto nach Import

Intercompany

Dieses Teilmodul des OPplus Treasury ermöglicht die Abbildung sog. zentraler Bankkonten. Es liefert die funktionale Basis für eine zentrale Vereinnahmung von Zahlungen bei gleichzeitigem Ausgleich der Ursprungsforderungen in den operativen Untermandanten. OPplus Treasury liefert alle Buchungsinformationen, die für die die Abbildung der Intercompany-Prozesse notwendig sind. Diese sollten jedoch im Einzelnen anhand der buchhalterischen Anforderungen des Kunden mit diesem gemeinsam über die Standardfunktionalität von Business Central abgebildet werden.